PDF korrigieren – so markierst du schnell & verständlich deine Korrekturen

Meine Kunden erhalten Layouts im PDF-Format zum Check und zur Korrektur. In vielen Fällen werden heute PDFs verschickt und deshalb möchte ich dir zeigen, wie du sie schnell und einfach mit deinen Korrekturwünschen versiehst.

Es kommt vor, dass meine Kunden die Seiten im PDF ausdrucken, händisch korrigieren, wieder einscannen, als PDF zusammenfügen, absichern und mir zurück senden. Das sind viele Arbeitsschritte, die viel Zeit kosten und die nicht nötig sind, denn du kannst PDFs ganz einfach digital korrigieren. Das machst du mit dem kostenlosen Acrobat Reader, die aktuelle Version kannst du hier downloaden.

Wenn du die einzelnen Elemente (Bilder und Texte) im PDF bearbeiten möchtest, benötigst du das kostenpflichtige Programm Adobe Acrobat, das ist mit dem Reader leider nicht möglich. In diesem Artikel geht es um die Möglichkeiten, die dir der Acrobat Reader bietet.

Du hast mehrere Möglichkeiten um in einem PDF deine Korrekturen einzufügen. Am schnellsten geht es, wenn du eine Notiz hinzufügst, doch das kann für den Leser sehr unübersichtlich werden. Da du im PDF die gängigen Korrekturzeichnen nicht einsetzen kannst, solltest du zumindest auf einige der zur Verfügung stehenden Funktionen zurückgreifen. Dann wird deine Korrektur garantiert verstanden.

  • Nutze konsequent für jeden Fehlertyp dasselbe Werkzeug, so wird deine Korrektur für den Leser übersichtlich und verständlich
    Dass heißt, verwende beispielsweise das „Text an Cursorposition einsetzen“ nur um an dieser Stelle Text zu ergänzen, nutze es nicht um eine andere Anmerkung zu hinterlassen.
  • Markiere einen Fehler nur einmal mit dem entsprechenden Werkzeug
    Wenn du beispielsweise einen Text markierst, nutze die dazugehörige Kommentarfunktion. Füge nicht zusätzlich eine Notiz hinzu, denn dann wird deine Korrektur unübersichtlich.
  • Verfasse zu jeder Markierung einen Kommentar, außer du streichst Text ersatzlos
    Sonst weiß der Leser nicht, was zu tun ist. Hebst du ein Wort hervor oder unterstreichst es, weil es z. B. Kursiv gesetzt werden soll, schreib ins Kommentarfeld „Kursiv“. Oder, wenn ein Großbuchstabe klein geschrieben werden soll, setze eine „Notiz zum Ersetzen des Textes“, streich den Buchstaben also durch und hinterlass im Kommentarfeld den gewünschten Kleinbuchstaben.

Welche Werkzeuge bietet Acrobat Reader?

Wenn du im Acrobat Reader die Kommentarfunktionen auswählst (siehe „Wie sind die einzelnen Schritte“), erscheint diese Werkzeugleiste in deiner Menubar:
 

 
Und so kannst du mit den einzelnen Werkzeugen das PDF korrigieren:

     

  • Notiz hinzufügen
    Anwendung: Kommentare zum Layout, zu Bildern, Grafiken, etc. hinzufügen.
    Nutze es nicht zur Textkorrektur, dazu dienen die Folgenden.
  •  

  • Text hervorheben
    Anwendung: Schriftart, -größe, oder -stil ändern.
    Mit diesem Werkzeug markierst du den Text und gibst dann im Kommentarfeld an, ob der markierte Text z. B. fett gesetzt werden soll.
  •  

  • Text unterstreichen
    Anwendung: kann alternativ von „Text hervorheben“ genutzt werden, also um Schriftart, -größe, oder -stil zu ändern.
  •  

  • Text durchstreichen
    Anwendung: Text ersatzlos streichen.
  •  

  • Notiz zum Ersetzen des Textes
    Anwendung: Text streichen und durch korrekten Text ersetzen.
    Diese Funktion streicht den markierten Text durch und im Kommentarfeld kannst du, den zu ergänzenden Text einfügen.
  •  

  • Text an Cursorposition einfügen
    Anwendung: Text an der gewünschten Stelle ergänzen.
    Hiermit setzt du ein Cursor-Icon an die Stelle, an die Text eingeschoben werden soll. In das Kommentarfeld gibst du dann den gewünschten Text ein.
  •  

  • Textkommentar hinzufügen & Textfeld hinzufügen
    Anwendung: Textkommentar oder -feld mit Text direkt ins Layout setzen (Der Kommentar erscheint also nicht rechts in der Kommentarspalte, du setzt ihn direkt ins Layout). Ich empfehle dir, auf diese beiden Funktionen zu verzichten. Es ist sehr viel übersichtlicher, wenn sich alle Kommentare in der rechten Kommentarspalte befinden.
  •  

  • Freihandform zeichnen
    Anwendung: z. B. um eine Zeichnung/Grafik zu korrigieren oder zu ergänzen.
    Mit diesem Stift kannst du frei zeichnen oder auch schreiben.
  •  

  • Zeichnung löschen
    Anwendung: Freihandform radieren.
    Hiermit löschst du keine Zeichnung oder Grafik im Layout, du kannst hiermit nur radieren, was du mit der Freihandform, also dem Stift oben gezeichnet hast.
  •  

  • Stempel hinzufügen
    Anwendung: Stempelvorlagen.
    Es gibt eine Auswahl an Stempeln, die du hier einfügen kannst. Klick einfach mal auf das Icon und schau, ob du davon einen gebrauchen kannst.
  •  

  • Neue Anlage hinzufügen
    Anwendung: Datei oder Audiokommentar der PDF-Datei hinzufügen.
    Ein hinzugefügtes PDF wird nicht im gleichen Dokument angezeigt, sondern dort verlinkt und angehängt.
  •  

  • Zeichenwerkzeug
    Anwendung: Elemente (z. B. Kreis, Pfeil, oder Linie) zufügen.
    Hiermit kannst du z. B. einen Pfeil auf eine bestimmte Stelle in einem Foto richten und im dazugehörigen Kommentarfeld z. B. darum bitten, das dicke Staubkorn zu entfernen.

Wie kommst du an die Werkzeuge?

  • Lade dir ggf. die aktuellste Version von Acrobat Reader herunter.
  • Öffne das zu korrigierende PDF in Acrobat Reader.
  • Klicke rechts in der Werkzeugspalte auf „Kommentieren“ oder wähle über das Menu: Anzeige > Werkzeuge > Kommentieren > Öffnen.
  • Nun erscheint in deiner Menubar eine weitere Zeile mit den oben beschrieben Werkzeugen und in der rechten Spalte werden nun alle Kommentare chronologisch gesammelt.
  • Starte mit deinen Korrekturen und nimm dir die entsprechenden Werkzeuge zur Hilfe.
  • Vergiss dabei nicht, die oben erwähnten Regeln zu beachten.

Wie sieht ein korrigiertes PDF beispielsweise aus?

In diesem PDF zeige ich dir, wie die einzelnen Korrekturen in der Praxis aussehen. Du kannst dir das PDF auch downloaden, darin enthalten sind nämlich die oben genannten Funktionen samt ihrer Anwendungsbereiche.

Fazit

Der Acrobat Reader bietet dir viele Funktionen um ein PDF digital mit deinen Korrekturwünschen zu versehen. Wenn du bei der Anwendung, die oben erwähnten Regeln beachtest, werden deine Korrekturwünsche garantiert genauso gut verstanden, als wenn du sie per Hand und unter Verwendung von Korrekturzeichen auf einem Ausdruck vornimmst. Das digitale Korrigieren spart dir viele Arbeitsschritte und wertvolle Zeit!

Happy working!
Goldmarie a.k.a. Su Wiemer
 
Photo by Bram Naus on Unsplash

Susanne Wiemer
Hola, ich bin Goldmarie a.k.a. Su Wiemer und ich zeige dir, wie du einen Online-Auftritt gestaltest, der deine Wunschkunden magisch anzieht und sie in Kunden umwandelt – Design matters!

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